Mudar escala de última hora tem custo invisível

Trocar a escala de um colaborador na véspera do turno costuma parecer uma decisão simples de organização interna, mas o efeito raramente se limita ao dia da mudança. Ele se espalha pelos dias seguintes e obriga o trabalhador a reorganizar transporte, cuidado com filhos, consultas médicas e até o próprio descanso. Na gestão de força de trabalho, a previsibilidade da escala já é tratada como um fator de bem-estar tão relevante quanto a carga horária e a segurança física.

Um levantamento do The Shift Project, ligado à Universidade Harvard, mostrou que trabalhadores do setor de serviços submetidos a escalas instáveis relatam mais dificuldade para dormir bem, cuidar de assuntos pessoais e familiares e conseguir folgas quando precisam. Estudo conduzido por pesquisadores da Universidade da Califórnia identificou que trabalhadores avisados com duas semanas ou mais de antecedência sobre seus horários eram significativamente mais propensos a relatar felicidade do que aqueles que recebiam a escala com dois dias ou menos de antecedência.

"A escala não é só uma ferramenta de cobertura operacional; ela organiza a vida inteira de quem trabalha por turnos, incluindo transporte, filhos, estudos, saúde e convívio familiar. Quando essa organização é constantemente quebrada sem aviso, a pessoa perde a capacidade de planejar a própria vida", afirma Adelino Silva, Development Support Manager da SISQUAL® WFM, empresa de tecnologia especializada em gestão de força de trabalho.

Sinais de desgaste antes dos indicadores de recursos humanos

Segundo Adelino, o desgaste provocado por escalas instáveis costuma aparecer antes de virar número de absenteísmo ou de rotatividade. Aumento nos pedidos de troca de turno, recusas e faltas concentradas sempre nas mesmas pessoas, queda no interesse por horas extras voluntárias e a repetição do mesmo pequeno grupo chamado para cobrir imprevistos são indícios de que algo já não vai bem na organização das equipes.

Esse desgaste tem custo financeiro relevante. Levantamento da consultoria Robert Half aponta que o Brasil lidera o ranking mundial de rotatividade de profissionais, e 56% dos executivos perceberam aumento do turnover em comparação com o período pré-pandemia. Já outro estudo mostra que o custo de substituição de um colaborador pode chegar a 200% do salário anual pago a ele.

"Em resumo, o absenteísmo e a rotatividade são o resultado final de um processo de desgaste que já vinha se formando há semanas ou meses. Os dados, quando acompanhados de forma contínua e cruzada — e não só analisados depois que o problema já apareceu —, permitem enxergar esse processo em formação e agir na causa, e não só reagir à consequência", assinala.

Planejamento antecipado no lugar de reação

Para reduzir esse impacto sem abrir mão da flexibilidade que operações de saúde, varejo, logística e transporte exigem, Adelino defende quatro mudanças no processo de montagem das escalas:

• Planejar com antecedência os cenários mais prováveis de mudança (sazonalidade, picos de demanda), em vez de só reagir quando o problema já surgiu;
• Trazer as preferências e restrições dos colaboradores para dentro da construção da escala desde o início, não como um "favor" pontual;
• Definir regras claras de antecedência mínima para comunicar mudanças e ser transparente sobre quando essa regra pode ser quebrada;
• Dar às equipes mais autonomia para gerenciar trocas entre si, dentro de critérios definidos, em vez de centralizar toda mudança na gestão.

"No fundo, é trocar um processo reativo por um processo antecipatório — a flexibilidade continua existindo, mas passa a ser administrada, não improvisada", acentua.

O ponto em comum entre as organizações que conseguiram reduzir alterações de última hora não foi reduzir a flexibilidade, prossegue o especialista, foi estruturar melhor essa flexibilidade, atacando o problema na origem do planejamento e não só na hora de resolver o imprevisto. Ele cita a previsão de demanda mais precisa, a participação do colaborador na construção da escala e a criação de bancos de disponibilidade voluntária como práticas que mudaram o cenário nessas empresas.

Na SISQUAL® WFM, essa participação acontece por meio do Quality of Life Portal, ferramenta em que o colaborador registra previamente indisponibilidades e ausências já conhecidas, informação que entra diretamente na elaboração da escala antes de ela ser publicada. O sistema também permite troca direta de turno entre colegas, respeitando descanso mínimo e competências equivalentes, sem que a gestão precise remanejar terceiros à força a cada imprevisto.

O executivo destaca que dar visibilidade digital e antecipada da escala às equipes já reduz a sensação de imprevisibilidade, mesmo quando alguma alteração pontual continua sendo inevitável em operações que funcionam 24 horas por dia. Tratar a estabilidade da escala como um indicador de gestão, acompanhado com a mesma atenção dada à produtividade ou ao custo, também aparece como prática comum entre empresas que avançaram nesse tema.

O equilíbrio entre a necessidade de resposta rápida do negócio e a organização da vida pessoal de quem cumpre a escala tende a se tornar um critério cada vez mais observado na gestão de pessoas, à medida que operações de saúde, varejo, indústria e serviços passam a lidar com equipes maiores e mais diversas. "Ferramentas de planejamento e simulação de cenários permitem que empresas antecipem boa parte dessas mudanças antes que elas cheguem ao colaborador de última hora", salienta o Development Support Manager da SISQUAL® WFM.

Para mais informações, basta acessar: https://www.sisqualwfm.com/pt-br/